Az egyesületek életében a legfontosabb közgyűlési iratok a jegyzőkönyv és a jelenléti ív. Alábbi cikkünkben bemutatjuk, hogy a közgyűlési jegyzőkönyv esetében melyek azok a tartalmi és formai elemek, amelyeknek mindenképpen szerepelniük kell az iratban, valamit a közgyűlés megtartásának különös eseteire és a vezetés megválasztásának legfontosabb kérdéseire is kitérünk.
Mi legyen a jegyzőkönyvben?
A Ptk. rendelkezik a jegyzőkönyv tartalmi elemeiről. A közgyűlésen elhangzottakat nem szükséges szó szerint lejegyezni a jegyzőkönyvbe, annak azonban tartalmaznia kell a legfontosabb eseményeket és indítványokat. Nincs akadálya annak, hogy a jegyzőkönyvet kivonatos formában készítsük el, azonban a legfontosabb eseményeket ebben az esetben is rögzíteni szükséges. Mivel a Ptk. kimondja, hogy a tagság összetétele, a tagjegyzék és a jelenléti ív nem lehet nyilvános, nem szerencsés, ha a közgyűlési jegyzőkönyv a tagok nevének felsorolásával kezdődik. Az egyesület változásbejegyzése esetén különösen nagy figyelmet kell fordítani arra, hogy a nyilvános és a nem nyilvános adatokat tartalmazó iratokat elkülönítve csatoljuk a kérelmünkhöz.
A jegyzőkönyv elkészítése során az alakisági kritériumok betartását is szem előtt kell tartani. A jegyzőkönyvet a levezető elnöknek, a jegyzőkönyvvezetőnek és a jegyzőkönyv hitelesítőjének is alá kell írniuk. Hitelesítő lehet egy vagy több személy is, azonban a közgyűlés egészén jelen kell lennie. A jelenléti ívet a levezető elnöknek és a jegyzőkönyvvezetőnek kell ellátnia aláírásával. Sem a jegyzőkönyv, sem a jelenléti ív esetében nem szükséges tanúk aláírása.
Online közgyűlés lehetősége
Amennyiben a közgyűlés megtartására nincsen mód személyesen, a tagok összehívásával, az ülés online, elektronikus eszközök segítségével is megtartható. Ebben az esetben az ülés teljes tartamáról videofelvétel készül. Jegyzőkönyvet csak abban az esetben kell felvenni az online megtartott ülésről, amennyiben annak a nyilvántartó bíróságnál jogkövetkezménye van. Ilyen esetben a felvevő elnök hitelesíti a jegyzőkönyvet az aláírásával.
Egyesület vezetői
A Ptk. az egyesület elnökségének létszámát három főben határozza meg. Ettől a szabálytól csak felfelé lehet eltérni, hiszen egy személy nem alkothatja az elnökséget, őt már ügyvezetőnek kell tekinteni. Az ügyvezetés elnevezéséről az egyesület szabadon rendelkezhet, ám az alapszabályban a kiválasztott elnevezést konzekvensen követni kell. Vezető tisztséget kizárólag a rendes tagok viselhetnek, kivéve, ha az egyesület alapszabálya eltérően rendelkezik. Ebben az esetben is mindössze az ügyvezetés egyharmada kerülhet ki a nem tagok soraiból. Pártoló tagok és tiszteletbeli tagok nem választhatóak meg az ügyvezetés ellátására, végelszámoló is csak egyesületi rendes tag lehet.
Amennyiben egyesület alapításával vagy változásbejegyzésével kapcsolatos kérdése merülne fel, forduljon hozzánk bizalommal!